Como montar uma apresentação institucional

Uma apresentação

Um Cartão de Visitas

Adaptação

Uma apresentação institucional, para ser eficaz, precisa ter esta característica. Se você tem uma apresentação institucional e só a usa em uma determinada situação, para um determinado público, sem dúvida você tem uma questão a resolver.

Veja, um material desse tipo, idealmente, deve ser tão versátil quanto um cartão de visitas: pode ser entregue em qualquer circunstância a qualquer pessoa que o interesse.

Uma apresentação institucional consistente pode ser feita para muitas pessoas, em um evento, assim como pode ser feita em uma reunião a dois em um café. Você pode ainda fazê-la modular, mais objetiva ou mais detalhista, mandá-la por e-mail ou utilizá-la como parte de ser material de prospecção.

Existem muitas possibilidades de uso.

O importante é que desde o início do projeto de criação você identifique suas necessidades e, ao final, tenha em mãos uma apresentação que cubra o máximo possível delas - ah, claro, seu institucional precisa ser também chamativo, do contrário seu público-alvo vai esquecer dele e de você como quem esquece um cartão de visitas no fundo da gaveta.

Pense, pense e pense...

Em quais dessas circunstâncias - ou outras ainda - você imagina que deve utilizar a apresentação institucional da empresa?

*Prospecção de clientes
*Disponibilizar no site
*Captação de Investimento
*Congressos, Road shows, Eventos etc.
*Envio por e-mail
*Concorrências Públicas e Privadas
*Ações em Universidades
*Integração de novos Funcionários
*Fechar Parcerias

Agora, diga: Quem será o apresentador ou apresentadores?

Em geral, Qual o desempenho deles como apresentador? satisfatório?

Especificamente sobre a apresentação institucional, qual o domínio atual deles sobre o material?
É importantíssimo que a pessoa ou as pessoas que utilizarem essa apresentação estejam devidamente preparadas.

É sério: não basta ter o melhor material à disposição, é preciso que o apresentador seja capaz de entregar um bom desempenho - e isso é impossível sem dedicação.

Considere fazer algumas sessões de estudo e prática da apresentação com os profissionais que vão representar a empresa. Avalie em cada momento as respectivas performances - e os informe claramente sobre sua evolução.

Sugira que pratiquem também fora das sessões. Não tem remédio: essa plataforma de comunicação - apresentações - ganha em poder de persuasão quando o apresentador é capaz de brilhar.

Conteúdo

1 - Uma, Duas Três... quantas versões da apresentação institucional serão preciso para cobrir todas as necessidades?

Versão para Apresentar

Contém nos slides apenas informações/textos-chave para auxiliar o apresentador a elaborar o discurso. São como marcações das sequências lógica. As linhas gerais do discurso a essa altura já deverão estar pré-estabelecidas e memorizadas pelo apresentador - nunca inseridas por inteiro nos slides! Não deve ser enviada, pois para ser eficaz exige um apresentador.

Versão para Enviar ou Disponibilizar para Download

É comum solicitarem o envio de uma apresentação institucional. Nesse caso, lembre-se que o objetivo essencialmente é fazer a pessoa sentir a necessidade de agendar uma reunião para entender melhor sua proposta.

Isso quer dizer que a versão precisa garantir que todas as mensagens sejam passadas sem a ajuda de alguém. Resuma o conteúdo e passe apenas o que é essencial. Trata-se de uma apresentação autoexplicativa.

Ponha-se no lugar da pessoa que vai receber o material. O que você faz quando recebe e-mail cujo anexo é um PDF de 60 páginas? Lê imediatamente?

Talvez seja interessante elaborar uma apresentação compacta - cinco a dez slides - para essa versão
Versão Modular

Dificilmente você vai escapar de uma versão modular em sua apresentação institucional. Ela é útil porque, a depender do público, você será obrigado a ocultar alguns slides - seja para se dedicar a alguns pontos específicos do seu interesse ou do cliente: serviços oferecidos, política de preços, compliance, etc.

Portanto, atenção: para cada apresentação será necessário avaliar o perfil do público e selecionar os slides mais adequados. Ah, e oculte os slides, não os exclua. Vai que o cliente se interesse e peça para que fale desses temas?

2 - Capa - Desperte Curiosidades na audiência logo de cara.

O primeiro slide é, muitas vezes, a principal imagem que fica à vista da audiência enquanto a apresentação não começa e mesmo nos momentos iniciais desta.

Vale então trazer uma frase de impacto? Vale.

Vale trazer o slogan da minha empresa. Sem dúvida. Minha empresa é conservadora, posso colocar apenas o nome dela? isso não é um problema.

Evite apenas colocar as coisas como: "Apresentação Institucional"; "Institucional"; nome do apresentador; cargo do apresentador; formação acadêmica do apresentador; "bom dia" - sim, isso existe!

Faça o seguinte exercício: se você estivesse prestes a apresentar e, por alguma razão, fosse subitamente impedido, qual seria a mensagem que gostaria que guardassem sobre você e sua empresa?

3 - Agenda pode ser uma excelente alternativa em apresentação modulares

Antes de montar o conteúdo, tenha em mente que a audiência é o foco dessa iniciativa.
Tenha em mente também que, com essa apresentação, você vai lidar com audiências com interesses diferentes.

Sendo assim, monte uma apresentação modular - em cada módulo trate, com começo, meio e fim, de um assunto específico - de modo que em toda a apresentação você possa retirar e incluir capítulos de acordo com o perfil da audiência.

4 - Lembre-se de que quanto mais texto, menor é a atenção no apresentador

O primeiro passo para criar uma apresentação institucional no estado da arte é fechando o PowerPoint e fazendo um diagnóstico apurado. Comece respondendo as clássicas perguntas que estabelecemos em nossas metodologia:

O que você quer que sua audiência pense, sinta e faça ao final da apresentação?
Quais os pontos principais que você quer deixar na lembrança da audiência?
De que forma o que você tem para oferecer beneficia a audiência?
Quanto tempo você planeja apresentar dentro do tempo da reunião?
Como você passará sua mensagem? de forma direta e objetiva ou com metáforas? Contará uma história? Ela começará pelo começo ou pelo fim? Terá um personagem? Utilizará o humor, suspense, drama...? Fará questionamentos?

Feito isso, crie uma linha lógica seguindo os capítulos:

Ato 1

O início da apresentação precisa cativar. A audiência precisa se sentir estimulada a ouvi-lo até o final.
Portanto, tendo em vista o interesse de quem está ali cedendo a você algum tempo de agenda, é extremamente recomendável que busque apresentar logo de início algo que se conecte a isso.
Novos investidores querem ouvir argumentos sólidos sobre a possibilidade de multiplicar seus capitais.

Empresários com problemas de TI querem saber o que vai solucioná-los.
Forque na perspectiva da audiência. Estamos mais interessados na resposta às nossas questões do que nos méritos de quem está falando conosco.

Exatamente por isso, lembre-se de não falar apenas de você - sobretudo no início.

Muito cuidado também com o tradicional uso da visão, missão e valores da empresa.

Note que não estamos falando de certo e errado. Estamos falando em ser coerente com um entendimento sobre o comportamento humano.

Se concordamos que a audiência tende a se conectar mais com os pontos relacionados ao seu próprio interesse, qual a justificativa de começar um discurso falando de si, ainda que por meio de missão, visão, valores da empresa?

Ato 2

Se no Ato 1 você apresentou algo que se conecta ao interesse da audiência, uma solução, uma possibilidade, fez uma promessa, entre outras possibilidades, é aqui nesse ato  que você vai dizer como fazer isso.

Aqui é o momento de apresentar uma argumentação consistente que mostra que o que foi exposto anteriormente é possível de ser realizado por sua empresa.

Por exemplo: insira nesse ato seu processo de trabalho, como a empresa está estruturada, quem são os atuais clientes de vocês, casos de sucesso, eventuais insucessos - por que não? - e como vocês os superaram, histórico da empresa etc.

5 - Não é necessário colocar seus certificados e prêmios, essas informações podem estar apenas no seu site

Conte com cases também modulares. Separe por segmento e apresente-os

Ato 3

Primeiramente, procure encerrar a apresentação com uma mensagem positiva, otimista.
Evite concluir em um anticlimax. Lembre-se: o que você quer que ele sinta, pense e faça ao final da apresentação?

Certamente um encerramento frio não vai contribuir para que você alcance esses objetivos.
Se no Ato 1, você disse algo que interessava à audiência, no Ato 2, como você é capaz de realizar isso, no último ato, talvez seja a oportunidade de dizer o porquê você é capaz de realizar isso.
Agora é a hora de citar o porte da empresa, números que reforcem a capacidade de entrega, como faturamento, escala, parceiros etc.

Talvez uma boa oportunidade para dispor a missão, visão, valores da empresa seja aqui.
Outra possibilidade é exibir aqui o que você imagina a serem os próximos passos com aquela audiência.

Ou ainda fazer um convite à mudança para a audiência.

6 - Visual

Antes de dar dicas de como deixar sua apresentação atraente e impactante, vale lembrar que o suporte visual não ser apenas para saciar uma necessidade estética, ele completamente o texto e ajuda na assimilação da mensagem.

7 - Não é só por boniteza,

Apenas ilustrar o que o texto fala é muito simples, basta ter uma pessoa que usa o PhotoShop. Já utilizar metáforas e pensar em um conceito que envolva a mensagem, o texto e a própria imagem é mais complexo.

Essa é a real diferença entre uma apresentação bonita, como as que vemos comumente por ai, e uma que utiliza o design de forma inteligente e estratégica.

Apresentações institucionais circulam por vário lugares, e manter sua marca nela é essencial. Caso não seja interna, orientamos nossos clientes a manterem o logo em todas os slides da apresentação. Se possível, disponha-o no canto direito inferior dos slides e na capa.

Ao criar o visual da apresentação institucional, leve em consideração o guideline/key visual da empresa, mas é necessário pensar mais do que nas cores e na tipografia. É necessário considerar as formas e o comportamento dos elementos durante toda a apresentação. Ou seja, a identidade visual da apresentação deve ser uma adaptação dos elementos do guide para o universo do PowerPoint. Pense nas seguintes respostas levando em consideração o perfil da sua empresa:

Minha apresentação terá um tom mais formal ou informal?

Como as imagens serão utilizadas? serão imagens grandes ou recortadas? serão iagens de pessoas ou de objetos?

As imagens terão tonalidades ( ou filtros, tecnicamente falando) com a cor da empresa ou serão naturais?

Será mantido mais espaço em branco para respiro, ou a apresentação será mais apelativa visualmente, mais preenchidas?

Quais padrões serão definidos? O título terá sempre o mesmo tamanho e estará sempre no mesmo lugar? Normalmente a resposta é sim para perfis mais formais. Para perfis mais informais, adota-se uma diagramação mais dinâmica tantos dos textos quanto dos slides

8 -  Nem sempre você precisa inserir textos nos Slides. Se o suporte visual for muito bem pensado. Ele apenas completa o discurso e pronto.

Ao menos em tese, vai para o slide apenas aquilo que complementa a fala do apresentador.
Evite sobreposições. Quando você leva a audiência a juntar mentalmente as mensagens do apresentador com aquela presente no slide - sendo estas diferentes -, há uma potencialização do que está sendo comunicado.

Não se esqueça: apresentações funcionam a partir de uma plataforma de comunicação que agrega diversas mídias: som, imagem, vídeo, texto etc. Salvo algumas exceções, não faz sentido você repetir mensagens, ainda que em mídias diferentes.

9- Mescle Slides mais trabalhando com os menos trabalhados.

Isso causa contraste. Ao utilizar contraste, você tem mais chances de atingir o inconsciente das pessoas.

10 - Mais gráficos, tabelas, fluxogramas, menos chatices

Se você estiver em um segmento em que é inevitável apresentar dados, fique à vontade para entregar à audiência um material de apoio, como uma apostila.

A frase "conforme a página X do material" pode ser bastante útil ao longo da apresentação.

11 - Evite utilizar animações que acontecem do começo ao fim do Slide. Ela chamará muita atenção e a audiência poderá perder o foco no apresentador

Agora no assunto animação, as dicas são simples e rápidas:

As animações nunca devem chamar mais atenção que o apresentador. Ou seja, opte pelas opções mais simples, como aparecer, esmaecer, surgir ou flutuar.
Utiliza-se para guiar a leitura da sua audiência.

Performance

12 - Sem treino, sem chance

Material pronto, hora de apresentar. Lembre-se que todos que vão utilizar o material precisam ser treinados.

É interessante que passem por treinamentos de comunicação para conhecerem técnicas de linguagem verbal e não verbal.

Para treinar a apresentação, siga os seguintes passos:

Separa seu desempenho como orador do desempenho como apresentador do material;
Procure inicialmente avaliar um ponto em separado do outro e, mais à frente, junte-os;
Avalie a conveniência de realizar as sessões de preparação em conjunto. Alguns profissionais preferem não se expor, por exemplo, a pessoas que estejam mais adiantadas;
Não permita que ao longo dos treinamentos os apresentadores passem a se concentrar em alterar os slides, FOCO!

A pausa e a ênfase funcionam muito bem para você valorizar as palavras-chaves do seu discurso. Utilize-as! Mas lembre-se de não ficar em silêncio por mais de 2 segundos.

Ao apresentar, você não apenas conduz slides, você utiliza o material a seu favor. Ensaie! Steve Jobs ensaiava cerca de 8h antes das suas apresentações, e você deve seguir o mesmo caminho. Apresente para o espelho, para sua mãe, para sua esposa (ou marido), 1, 2, 3x.

Ao fazer isso, você acostuma seu cérebro com o momento e com o conteúdo e, quando estiver na hora H, tudo fluirá de forma mais tranquila.

13 - Quando estiver treinando, grave-se e observe quais são seus vícios de linguagem ou até os vícios corporais.

Mexe muito no cabelo? fala muitas palavras vazias, como: "ÉÉÉÉÉÉÉ", "AHHHHHHH"?
Mostre paixão pelo seu produto e pela sua empresa, isso ajuda a passar mais credibilidade.
14 - Oportunidades para apresentar sua empresa...

Podem aparecer a qualquer momento, por isso é muito importante que você esteja preparado para dizer seus diferenciais e a essência da sua empresa em poucos minutos.
Esse é o discurso elevador e aconselhamos que você tenha o seu.

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